グループウェア比較9選｜中小企業向けおすすめと選び方【建設業の現場対応も】

「予定が共有されず現場と事務所の連絡が行き違う」「資料がメールやチャットに散らばって探せない」——こうした社内の情報共有の悩みを解決するのがグループウェアです。総務省の調査でも、クラウドサービスを利用する企業は8割を超え、なかでも「スケジュール共有」の利用が広がっています（出典：総務省「令和6年通信利用動向調査の結果」）。

とはいえ、製品ごとに料金や機能、得意分野は大きく異なり、「中小企業に合うのはどれか」「建設業の現場でも使えるのか」と迷う方も多いはずです。本記事では、中小企業向けグループウェアの選び方5つのポイントと、主要9製品の料金・機能比較、無料で使える製品、さらに建設業の現場で使える条件まで、わかりやすく解説します。

グループウェアとは？主な機能と種類

グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するために、複数の機能をひとつにまとめたツールの総称です。メールやLINEのような単機能のツールと違い、スケジュール・掲示板・ファイル共有などを同じ画面で連携できる点が特徴です。

グループウェアの主な機能

製品によって搭載される機能は異なりますが、一般的なグループウェアには次のような機能が含まれます。

・スケジュール管理：個人やチームの予定、会議室・設備の予約を共有
・掲示板・社内ポータル：全社や部署への連絡事項を一元的に発信
・ファイル共有：資料や図面をクラウド上で保管・共有
・ワークフロー：稟議・申請・承認を電子化
・社内チャット・メール：メンバー間の連絡
・勤怠・日報・安否確認：日々の報告や緊急時の確認

「予定」「連絡」「資料」を1か所にまとめられるため、メールやチャット、紙の書類に分散していた情報を整理でき、確認や共有にかかる手間を減らせます。

クラウド型とオンプレミス型（インストール型）の違い

グループウェアは、提供形態によって「クラウド型」と「オンプレミス型（自社サーバーに導入する形式）」に分かれます。クラウド型はインターネット環境があればどこからでも使え、初期費用を抑えて月額料金で始められるため、近年は中小企業を中心にクラウド型が主流です。

一方、オンプレミス型は自社サーバーで運用するため、独自の業務フローへの作り込みや社内ネットワーク内での運用に向きますが、サーバー構築・保守の負担がかかります。サーバー管理の専任者がいない中小企業では、まずクラウド型から検討するとよいでしょう。

中小企業がグループウェアを選ぶ5つのポイント

多機能な製品ほどよいとは限りません。中小企業では「自社の規模と業務に無理なくフィットするか」を基準に選ぶことが、導入後の定着につながります。ここでは比較時に確認したい5つのポイントを紹介します。

① 料金・最低利用人数が自社の規模に合うか

クラウド型グループウェアの多くは「1ユーザーあたり月額◯円」という料金体系で、最低利用人数が設定されている製品もあります。たとえば最低10名からの製品では、5名で使っても10名分の料金がかかります。少人数の場合は、最低利用人数の少ない製品や、小規模向けの低価格プランを選ぶとコストを抑えられます。

② パソコンやITに不慣れでも使える操作性か

現場スタッフやベテラン社員など、パソコン操作に不慣れな人が使う場面では、画面のわかりやすさが定着を左右します。スマートフォンアプリの使い勝手や、説明なしでも直感的に操作できるかを、無料トライアルで実際に確認しておきましょう。

③ クラウド型で時間・場所を選ばず使えるか

外回りの営業や複数拠点・現場を持つ企業では、社外からスマホ・タブレットでアクセスできるかが重要です。クラウド型であれば、移動中や現場からでも予定や資料を確認でき、情報共有のスピードが上がります。

④ 無料プラン・無料トライアルでスモールスタートできるか

初めて導入する場合は、いきなり全社展開せず、無料プランや無料トライアルで小さく試すのが安全です。一部の部署で使ってみて、運用ルールや定着のしやすさを確かめてから広げると、導入の失敗を防げます。

⑤ サポート体制が整っているか

IT担当者が専任でいない中小企業では、導入時の設定や運用中のトラブルに対するサポートが頼りになります。電話・メール・チャットなど、自社が使いやすい問い合わせ手段が用意されているか、マニュアルや導入支援が充実しているかを確認しておきましょう。

【比較表】中小企業向けグループウェアおすすめ9選

ここからは、中小企業に選ばれている主要なグループウェアを9製品紹介します。まずは料金・提供形態・無料利用の可否を一覧で比較し、そのあと各製品の概要を解説します。なお料金は変動するため、導入前に必ず各社公式サイトで最新の金額をご確認ください（金額はすべて1ユーザーあたりの目安です。サクミルのみアカウント定額制）。

※料金は2026年6月時点の公開情報をもとにした目安です。Microsoft 365は2026年7月以降、契約更新のタイミングで価格改定が予定されています。最新の正確な金額は各社公式でご確認ください。

1. サイボウズ Office｜中小企業向けの定番グループウェア

「サイボウズ Office」は、中小企業を中心に広く利用されているグループウェアです。スケジュール・掲示板・ワークフローなどの標準機能がそろっており、はじめての導入でも使いやすい構成になっています。

クラウド版はスタンダードコースが月額600円、プレミアムコースが月額1,000円（いずれも税抜・1ユーザー・最低5名から）で、両コースの違いはカスタムアプリ機能の有無です。初期費用は無料で、30日間の無料お試しが用意されています。

2. desknet's NEO｜26機能を備えた多機能型

「desknet's NEO」は、ネオジャパンが提供するグループウェアです。スケジュールや設備予約、ワークフロー、文書管理など26機能を標準搭載しており、業務に合わせて幅広く活用できます。

クラウド版は1ユーザー月額800円（税抜）から、最低5名・初期費用0円で利用でき、30日間の無料トライアルがあります。業務アプリを作成できる「AppSuite」などのオプションも用意されています。

3. J-MOTTO｜低コストで始めやすいクラウド型

「J-MOTTO」は、desknet's NEOをベースにしたクラウド型グループウェアで、リスモン・ビジネス・ポータルが提供しています。20ユーザーまで月額4,400円（税込）、1ユーザーあたり220円（税込）という低価格が特徴で、中小企業に多く利用されています。

初期費用は無料で、最大3か月の無料お試し期間が用意されています。コストを抑えてグループウェアを始めたい小規模企業に向いています。なお2025年5月請求分より料金が改定されているため、最新の金額は公式でご確認ください。

4. kintone｜業務アプリを自作できるプラットフォーム型

「kintone（キントーン）」は、サイボウズが提供する業務改善プラットフォームです。案件管理や日報、問い合わせ管理などの業務アプリを、プログラミングなしで自社に合わせて作成できる柔軟性が特徴です。掲示板やスペースによる情報共有機能も備えています。

料金はライトコースが月額1,000円、スタンダードコースが月額1,800円（いずれも税抜・1ユーザー・最低10名から）です。アプリ連携やプラグインによる拡張を行いたい場合はスタンダードコースが必要になります。

【関連記事】kintone（キントーン）の評判・口コミは？料金・メリット・導入の注意点など徹底検証

5. NI Collabo 360｜低価格で機能が豊富

「NI Collabo 360」は、NIコンサルティングが提供するグループウェアです。スケジュール管理やワークフロー、経費精算、社内SNS、安否確認など多くの機能を標準搭載しながら、クラウド版は1ユーザー月額360円（最低5名）と低価格で利用できる点が特徴です。

30日間の無料体験が用意されています。初期費用は利用するサービスの組み合わせによって異なる場合があるため、導入前に確認しておきましょう。

【関連記事】NIコラボ360（NI Collabo 360）の評判・口コミは？料金・メリット・導入の注意点など徹底検証

6. Google Workspace｜Gmail・Driveを軸にした統合環境

「Google Workspace」は、Gmail・Googleカレンダー・Googleドライブ・Google Meetなどを統合したクラウドサービスです。スケジュール共有やファイル共有、ビデオ会議までをまとめて使え、複数人での同時編集にも強みがあります。

料金はBusiness Starterが年契約で月額800円、月契約で約950円（いずれも税抜・1ユーザー）です。すでにGmailやGoogleドキュメントを使い慣れている企業であれば、スムーズに移行しやすいでしょう。

7. Microsoft 365｜TeamsとOfficeを統合

「Microsoft 365」は、Teams・Exchange（メール）・SharePointや、Web版のWord・Excel・PowerPointなどを統合したクラウドサービスです。チャット・会議のTeamsを軸に、使い慣れたOfficeアプリと連携して情報共有を行えます。

Business Basicは1ユーザー月額899円（税抜・年払い）が現行価格です。なお2026年7月以降、契約更新のタイミングで価格改定が予定されているため、導入時には最新価格を確認しましょう。Business Basicにはデスクトップ版Officeアプリは含まれません。

8. LINE WORKS｜LINEに近い操作性で連絡を効率化

「LINE WORKS」は、LINEに似た操作性で使えるビジネス向けコミュニケーションツールです。トーク（チャット）を中心に、カレンダー・掲示板・アンケート・タスクなどを備え、ITに不慣れな人でも直感的に使いやすい点が特徴です。

フリープランは30名まで・ストレージ5GBの範囲で無料、スタンダードプランは年契約で月額450円・月契約で540円（1ユーザー）です。チャットによる連絡を中心に効率化したい企業に向いています。

9. サクミル｜情報共有に加えて建設現場の管理まで一元化

「サクミル」は、建設業向けに開発されたクラウド型の業務管理ツールです。スケジュール共有やファイル管理といったグループウェア的な情報共有に加えて、案件管理・作業日報・出面（人工）管理・見積・原価管理など、建設現場の業務まで一元化できる点が特徴です。

初期費用は無料で、月額9,800円（税抜）で最大30アカウントまで利用できるアカウント定額制のため、人数が増えても料金が変わりません。2か月間の無料トライアルで全機能を試せます。一般的なグループウェアでは情報共有まで、現場の管理までまとめて行いたい建設業の選択肢として検討できます（詳しくは後述の「建設業向け」の章で解説します）。

無料で使えるグループウェアはある？

「まずは費用をかけずに試したい」という中小企業には、無料プランや無料トライアルのある製品がおすすめです。常時無料で使える代表例が「LINE WORKS」のフリープランで、30名まで・ストレージ5GBの範囲でトーク・カレンダー・掲示板などを利用できます。

また、サイボウズ OfficeやNI Collabo 360、desknet's NEOは30日前後、J-MOTTOは最大3か月、サクミルは2か月の無料トライアルを用意しています。本格運用に移ったときに必要な機能が使えるか、ユーザー数や容量の制限が業務に支障しないかを、トライアル期間中に確認しておくと失敗を防げます。

【建設業向け】現場で使えるグループウェアの条件とは

建設業では、事務所だけでなく現場・移動中での利用が前提となるため、一般的なオフィス向けグループウェアとは選ぶ視点が少し異なります。ここでは、建設業がグループウェアを選ぶ・活用するうえで押さえたい条件を整理します。

スマホ・タブレットで現場から使えるか

職人や現場監督が事務所に戻らずに予定や連絡を確認できるよう、スマホ・タブレットで快適に使えるかは重要な条件です。クラウド型であれば、現場からその場で予定や資料を確認・更新でき、連絡の行き違いや二度手間を減らせます。サクミルのスケジュール管理は、個人の予定と現場の予定を見やすく表示し、現場からの確認・調整をしやすくしています。

図面・現場写真などのファイルを共有しやすいか

建設業では、図面・施工写真・各種書類といったファイルを、案件ごとに整理して共有できると業務がスムーズになります。サクミルのファイル管理では、案件ごとに現場写真・図面・各種ファイルを保存でき、いつでもどこでも確認できます。

現場と事務所の情報を一元化できるか（日報・出面）

一般的なグループウェアは「情報共有」までが守備範囲で、日報や人工（にんく）の集計といった建設業特有の業務には対応していないことが多いです。現場から事務所への報告を効率化したい場合は、現場管理機能を備えたツールが選択肢になります。サクミルの作業日報はスマホで入力でき、提出のために事務所へ戻る必要がありません。出面管理では、協力会社ごとの人工・稼働日数を日報から自動集計できます。

建設業では「グループウェア＋現場管理」で考える

このように、建設業では「予定や資料の共有（グループウェアの役割）」だけでなく「日報・出面・原価などの現場管理」までを見据えて選ぶと、ツールが分散せず運用がシンプルになります。情報共有が中心であれば前章で紹介した汎用グループウェアが、現場管理までまとめたい場合はサクミルのような建設業向けツールが向いています。自社の課題がどこにあるかを整理して選びましょう。

グループウェアと施工管理アプリの違い・使い分け

建設業のツール選びでは、グループウェアと「施工管理アプリ」が混同されがちですが、得意分野が異なります。グループウェアはスケジュール・掲示板・ファイル共有など社内の情報共有全般を担うのに対し、施工管理アプリは工程管理・写真管理・検査・原価など現場の施工業務に特化しています。

「社内の連絡や予定共有を効率化したい」ならグループウェア、「工程や写真、原価など現場業務そのものを管理したい」なら施工管理アプリ、という整理が基本です。両者を併用するケースも多く、自社の課題に応じて使い分けるとよいでしょう。施工管理アプリについては、以下の記事で規模別に比較しています。

【関連記事】施工管理アプリおすすめ20選｜規模別・選び方を比較

【関連記事】建設業の顧客管理システムとは？現場と顧客を連携できる建設業向けアプリ15選

グループウェア導入の流れと失敗しないコツ

グループウェアの導入を成功させるには、いきなり全社展開せず、段階的に進めるのがコツです。まず「何を解決したいのか（予定共有・連絡・資料共有など）」という目的を明確にし、候補を2〜3製品に絞ったうえで、無料トライアルで操作性を確かめます。

次に、一部の部署や現場で試験的に使い、運用ルール（投稿のルールやフォルダの分け方など）を決めてから全社に広げると定着しやすくなります。多機能さよりも「現場が無理なく使い続けられるか」を重視することが、導入の失敗を防ぐポイントです。

グループウェアに関するよくある質問（FAQ）

Q. グループウェアとは何ですか？中小企業にも必要ですか？

グループウェアは、スケジュール共有・掲示板・ファイル共有・ワークフロー・社内チャットなど、社内の情報共有とコミュニケーションをまとめて行うためのツールです。少人数でも「予定が共有されない」「情報がメールやLINEに散らばる」といった課題があれば、中小企業でも導入のメリットは十分にあります。

Q. 中小企業向けグループウェアの料金相場はどのくらいですか？

クラウド型の場合、1ユーザーあたり月額200〜1,000円程度が目安です。NI Collabo 360は月額360円、サイボウズ Officeはスタンダードコースで月額600円（いずれも税抜・最低利用人数あり）、J-MOTTOは20名まで月額4,400円（税込）といった水準です。最低利用人数や初期費用、無料トライアルの有無もあわせて確認しましょう。

Q. 無料で使えるグループウェアはありますか？

LINE WORKSのフリープランは、30名まで・ストレージ5GBの範囲で無料で利用できます。また、多くの有料グループウェアが30日前後の無料トライアルを用意しています。無料プランはユーザー数・容量・機能に制限があるため、本格運用で必要な機能が使えるかを事前に確認することが大切です。

Q. 建設業がグループウェアを選ぶときの注意点は？

現場からスマホで使えるか、図面や現場写真などのファイルを共有しやすいか、現場と事務所の情報を一元化できるかが重要です。一般的なグループウェアは情報共有が中心のため、日報・出面・原価といった現場管理まで行いたい場合は、建設業向けの管理ツールとの併用や、現場管理機能を備えたツールの検討がおすすめです。

Q. グループウェアと施工管理アプリ・ビジネスチャットの違いは？

グループウェアはスケジュール・掲示板・ファイル共有など社内の情報共有全般を担うツール、ビジネスチャットは会話による連絡に特化したツール、施工管理アプリは工程・写真・日報・原価など建設現場の業務管理に特化したツールです。自社の課題が「連絡」「情報共有」「現場管理」のどこにあるかを整理して選ぶとミスマッチを防げます。

まとめ｜中小企業・建設業に合ったグループウェアを選ぼう

本記事では、中小企業向けグループウェアの選び方5つのポイントと、主要9製品の料金・機能比較、無料で使える製品、そして建設業の現場で使える条件を解説しました。製品選びでは「多機能かどうか」ではなく「自社の規模・業務に無理なくフィットするか」を基準にすることが、導入後の定着につながります。

情報共有を中心に効率化したいなら、サイボウズ OfficeやNI Collabo 360といった汎用グループウェアが選択肢になります。一方、建設業で「予定・資料の共有」に加えて「日報・出面・原価などの現場管理」までまとめたい場合は、建設業向けの「サクミル」が便利です。初期費用は無料、月額9,800円（税抜）で最大30アカウントまで利用でき、2か月間の無料トライアルで全機能を試せます。

現場と事務所の情報共有や業務管理に課題を感じている建設業の方は、まずは無料トライアルや資料で使い心地を確かめてみてください。

サクミル公式サイト：https://sakumiru.jp/