システム化により新規雇用が可能に。限界だったExcel運用を脱し、「サクミルと一緒に成長する」未来へ

墨田区押上を拠点として、住宅やビルの床、クロス、ボード、配管設備などのリフォームを手がける株式会社ACT様の導入事例です。

従来、同社では案件やスケジュール管理を表計算ソフトのExcelで対応していました。近年の案件数の倍増に伴い「Excel運用では限界」と感じ、システムの導入を決断されました。

サクミルの導入の決め手や効果について、専務取締役の猪狩 里恵様にお話を伺いました。

押上を拠点として都内や神奈川県の内装工事を展開

——— はじめに、ACT様の事業内容や組織体制について教えてください。

ACTは墨田区押上を拠点に、都内や神奈川県など近隣地域の各種内装工事を手がけています。

創業当初は床のリフォーム工事をメインに展開していましたが、次第にお客様のニーズに合わせて壁紙（クロス）やダイノックフィルムなど、内装工事一式を請け負うようになりました。

今では戸建て住宅からマンション、モデル店舗や病院など幅広い種類の建物に対応しています。
工事管理者と、現場を仕上げてくださる職人さんたちの30名前後で、案件に応じてチームを編成しながら、工事をさせて頂いております。

案件が倍増する中、従来のExcel管理の限界を感じる

———どのような点が課題だったのでしょうか？

昨年の案件数は400件程度あり、その前年は約200件でしたので1年で工事が倍増しました。一度完了した工事の追加発注や、同じ現場の案件を分割して発注いただくなど、受注内容も複雑になり、正確に把握できていない状況でした。

また、以前は1～2ヵ月で完了する工事が多かったのですが、案件規模が大きくなるにつれて、半年程度かかる工事を立て続けにいただくようになりました。

案件数の倍増と工期の長期化により、「自分たちのキャパシティを超えつつある」と思いました。従来のExcelでの管理に限界を感じ始めたのです。

そして、状況に追い打ちをかけるように事務作業と経理を担当していた社員が退職することになりました。このような背景から、このタイミングでシステムのプロの力をお借りして、管理効率を上げなければならない、と考えました。

———Excel管理の問題点について、詳しく教えていただけますか？

弊社の書類の流れは、まず見積書を作成して、現場が動いているあいだに発生する仕入額や外注費である下代（げだい）を紐づけて管理します。最終的には、請求書として顧客に発行します。

従来のExcel管理では、時間軸での下代管理と、どの現場に誰がいるかというスケジュールの管理が分離してしまい、人・時間・金額・材料など、項目をつなげて管理することが困難という課題がありました。

具体的には、連動して管理するためにExcelで採番した案件番号をキーに紐づけていたのですが、関連するExcelシートすべてに番号を入力しなければならず、案件が増えるにつれて運用が追いつかなくなっていました。

導入の決め手は「人」。わかりやすく丁寧な対応に信頼を覚える

——— サクミルを検討いただくことになった経緯を教えてください。

事務社員の退職を社長に報告するタイミングで「システムを導入したい」と相談し、了承を得ました。その後、ITツールの比較サイトに登録して一括での見積り依頼をかけました。その中の1社がサクミルを運営するプレックスだったんです。

そこから10日間ほどで、複数の企業からシステムのご紹介を受け、自分のパソコンにそれらのシステムをインストールして操作感を確認しました。いずれのシステムも、メリット・デメリットの両面があるという印象でした。

そうした検証と並行して、ノーコードの業務アプリ制作ツールで弊社にフィットしたシステムを自前で作ろうと試みました。しかしながら、やりたい要件を実現するためには有償の拡張機能であるプラグインが必要だったのです。予算をオーバーしてしまうため、断念しました。

——— 複数のシステムを検討した結果、サクミルを選ばれた理由を教えてください。

端的に言うと『接する人のレベル』です。初回に送られてきたメールがすでにわかりやすく、システムの紹介も丁寧で、他社よりも秀でていました。

機能だけで評価すれば、他社のシステムにも優れたものはありました。ただし、システムとは、その会社で働く人たちが知見を結集させてつくりあげるものです。「信頼できる人たちがつくっているサクミルなら間違いない」と感じましたので、社長にも説明して即決しました。

工事現場に精通し、顧客に寄り添った手厚いサポート

——— サクミルの導入にあたって印象的だったことを教えてください。

サポート担当の方に「実際にデモで動かしてみたい」と依頼したところ、導入後の操作を具体的にイメージできるようにと、メールアドレスを30件ほど登録してくれました。その自発的な対応に驚きました。

また、私が操作しているとき、わざわざ電話をかけてくれて実践的なアドバイスをしていただきました。「顧客にサクミルを使いこなしてもらいたい」と本気に考えているからこそできる対応だと思いました。

——— 導入の段階で苦労したことはありましたか？

強いてあげるとすれば、パソコンで見たときとiPadでみたときに、画面表示がすこし変わることです。そのため、異なる端末を使う社員にはじめて説明するさいに戸惑うことがありましたが、その程度ですね。

サクミルは画面設計がシンプルでわかりやすく、直感的に操作ができるため、大きく困るようなことはありませんでした。

案件管理とスケジュール管理が連動し、管理効率が劇的に向上

——— 導入後の効果についてどのように感じていますか？

案件管理とスケジュール管理をつなげて管理できており、劇的に楽になっています。また、稼働中の案件が何件あるのか、見積数、成約数、顧客別利益率といった、会社全体での案件状況も容易に把握できるようになりました。

サクミルは、必須の機能がベースとして揃っており、さらに自由にカスタマイズできる部分もあり、そのバランスが良いと感じています。例えば、前述のノーコードの業務アプリ制作ツールは自由にカスタマイズできる反面、すべてカスタマイズをするのは相当の時間と労力を要します。業務に必要なベースが整っているのは、とても有難いですね。

個人的には、お客様情報や工事現場の住所情報をデータベース化できたことも助かっています。すべての画面でデータベース情報を参照でき、入力作業が簡略化できるからです。

また今後、サクミルには新たな機能が順次追加されると伺っています。サクミルにあわせて私たちもシステムでできることを増やしていきたい、と考えています。「サクミルと一緒に成長していく」という感覚ですね。

サクミルを会社の基盤にして人の雇用につなげる

——— 今後のACT様の展望をお聞かせください。

これまでの業務のやり方では、新たに人を雇っても混乱することが目に見えていました。しかしながら、今なら新しく人を雇い入れても業務が回ると思っています。

サクミルを導入して、案件やスケジュール管理を同じ仕組みで行なうになったことで、以前の人ありきの属人化した管理手法がシステム化されたからです。

現在、就業規則など雇用のための会社の仕組みを、社労士さんと相談して整備しています。サクミルが人を増やすための土台としても機能してくれており、感謝しています。

——— 最後に、サクミルはどんな企業にお勧めできるでしょうか？

建設業界は他の業界に比べると情報共有が乏しいところがあります。そのため、サクミルの存在を知らない方も多いと思います。

建設業界には小さい会社から大企業まで、さまざまな規模の会社がありますが、サクミルはどの規模の会社でも使いこなせると思います。床施工チーム、クロス施工チーム・・・そこに管理本部として、サクミルが組織の一部になった感覚です。システム化を検討しているのであれば、まずはみずからトライアルで触ってみて、利便性を感じてほしいですね。

今後、私もユーザーとして同じ業界の知人に勧めるつもりです。たくさんの人がサクミルを一緒に使うことで、業務に役立つ情報共有もしやすくなるからです。

※聞き手：株式会社プレックス 實川 節朗