莫大な費用をかけても実現できなかった機能が、サクミルなら安価に実現できた

空調工事を手掛ける株式会社トライ様への導入事例です。

報告書作成をはじめとした事務作業が増大し、2024年問題も迫るなか、どのようにしてサクミルをご導入いただいたのか。株式会社トライ 代表取締役社長の水草満様にお話をうかがいました。

空調工事をワンストップで提供。13名のサービス部で常時50社に対応

——— まず、御社の事業内容・特長をお聞かせください。

空調設備の修理事業をワンストップで提供しています。空調修理・修繕・洗浄・電気工事など、それぞれに対応できるスタッフが在籍し、自社施工で完結できるということが大きな特長です。

総勢27名で、うち13名がサービス部として、施工の担当をしています。

サービス部だけで50社の取引に対応しており、協力会社さんに依頼する案件も含めると80社ほどの企業とお付き合いしています。長いところだと20年以上続けてご依頼頂いている会社もありますね。ビル管理会社さんから発注いただくことが多いです。

報告書の作成業務が膨大に。月末になると残業対応が増加

——— サクミルのご導入前は、どのような課題をお持ちでしたか？

仕事量が増えていくのに伴い、事務作業の量も増大していました。

特に大きかったのが報告書作成です。工事の完了を証明するために写真つきの報告書を提出する必要があるのですが、協力会社からの提出が遅れたり、現場が多くて報告書を作れず溜め込んでしまうというケースが多々ありました。

報告書を作らないと請求書が出せないので、月末になると溜まった報告書をまとめて処理していく流れになり、毎度残業が膨大に。社長の私が代わりに作成せざるを得ないというシチュエーションもありました。

溜まったものをまとめて対応するので、別の現場のものが混じってしまったり、正しい対応で報告書をつくることも一苦労です。

ほかにも、見積書作成や案件管理など、とにかく煩雑で非効率な業務が多かったですね。

莫大な費用をかけても実現できなかった機能が、サクミルなら安価に実現できた

——— サクミルにご依頼いただくことになった理由について教えてください。

こうした事務作業をなんとかしたいという気持ちがあり、数年前にはシステム会社に依頼し、自社専用のシステムを開発してもらおうとしたことがありました。しかしなかなか事が思った通りには進まず、2年ほど経ったところでプロジェクトは頓挫。それまでの作業費として数百万円を支払うことになったものの、手元には何も残らなかったのです。

そんな中でサクミルの徳海さんに出会い、非常に安価で欲しい機能が提供されることを知りました。報告書・見積もり・顧客管理という機能がしっかり揃って、価格面でも安心感があったため、お願いすることにしました。

あらゆる事務作業を効率化して残業時間を半分に

——— 今後さらに活用していただくことも前提に、どのくらいの効果を見込んでいますか？

恥ずかしながら残業時間が非常に大きいので、まずはそれを半分にできればと考えています。

うちで抱えているサービス部は実際に作業をやってナンボ。2024年の働き方関連法の施行後も事務作業の時間が多いままだと、回れる現場数が削られてしまいます。人を増やさないと回らなくなりますが、その人材採用が難しい。やはり、事務作業の時間を減らし、残業時間をなくしていくことは急務だと考えています。

ビルメンテナンスや設備工事業者のDX化に特におすすめ

——— サクミルを、どんな企業に勧めたいですか？

ビルメンさん、設備業者さん、ゼネコンさん、小売業者さん、不動産業者さんなど、幅広い業種に使っていただけるのではないかと思います。報告書作成業務が多い会社さんには特におすすめですね。

会社にいなくても仕事ができる状態を目指して

——— 今後サクミルも活用しながら、トライ様が目指したい展望はございますか。

見積書や契約書も、今後どんどん電子化していく流れだと思います。究極的には紙の業務がまったくなくなり、会社に来なくても仕事ができるようになるといいなと思います。

またプレックス（サクミルの運営企業）さんは人材もやっているとのことなので、職人の派遣もふくめて、案件を回しやすい体制を一緒にどんどん作っていけると嬉しいですね。

※聞き手：株式会社プレックス 徳海 亘奎・實川 節朗