Excel管理の限界から脱却し、現場主導のシステム導入で事務工数30%削減。 一人当たりの生産性トップを目指す

各種設備工事を手掛けるテクノ電業株式会社様の導入事例です。

従来、テクノ電業株式会社では案件管理や経理処理をExcelで行っていましたが、事業拡大に伴う人員増加により、従来の運用が限界に達していました。「案件ごとの利益が見えない」「決算業務に膨大な時間がかかる」といった課題を抱える中、いかにしてサクミルを導入し、業務効率化と経営刷新を実現したのか。同社の代表取締役である針ヶ谷様と、事務担当の逆井様にお話を伺いました。

3名から15名への人員拡大。見えなくなった「物件ごとの利益」とExcel管理の限界

——サクミルの導入前は、どのような課題をお持ちでしたか？

針ヶ谷様：最初はすべての管理をExcelで表を作って行っていました。経費や仕入れの伝票は税理士に送って丸投げするような状態でしたが、会社として数字を把握できておらず、利益が上がっているのかどうかもさっぱりわからない「どんぶり勘定」の状況だったのです。

また、工事特有の課題として、現場対応で余計な材料を頼んでしまい、終わってみれば予算をオーバーしていた……ということが日常茶飯事でした。当初は3人で仕事をしていたため、まだ全体を見渡せていたのですが、仕事が増えて15人に人員を拡大した途端、今までのやり方では全く回らなくなってしまいました。

——人員が増えたことで、具体的にどのような問題が起きたのでしょうか。

針ヶ谷様：本当に、皆がどこで何をしているのかよくわからない状態になってしまったんです。お金だけがバンバン払われていく状況で、これはどこかで歯止めをかけなければならないと危機感を覚えました。「収益は上がっているのか？」「お金はどうなっているのか？」を明確にするため、物件ごとにしっかりと管理していくシステムが必要だと痛感し、導入に踏み切りました。

また、決算の時期も本当に大変でした。1年分の決算を、伝票があるとか無いとか言いながら預金通帳と照らし合わせて確認していくため、1歩進んでは戻って探し物をする……の繰り返しで、税理士も悲鳴を上げるような状態でしたね。

トップダウンではなく「現場主導」でのシステム選定が成功の鍵

——システム導入にあたり、サクミルをお選びいただいた決め手は何だったのでしょうか。

逆井様：導入にあたっては、誰もが知っているような大手のシステム会社から小さなところまで、色々と比較検討をしました。サクミルは最初は知らなかったのですが、デモを見せてもらった時に、画面が非常にシンプルでわかりやすかったのが印象的でした。従業員がパッと見ても直感的に動かせる操作性の良さに加え、お値段が安くてインパクトがあり、トライしやすいと感じたのが大きな決め手です。

また、デモの際に見せていただいたサポート担当の方の熱意も素晴らしく、「導入後もサポートを続けます」という姿勢が伝わってきたのも安心感に繋がりました。

針ヶ谷様：実は、システムの選定は私が行ったわけではなく、実際にシステムを使う現場の担当者たちに一任したのです。

私は「こういうシステムは導入しなきゃダメだからやってほしい」とトップダウンで指示は出しましたが、「どのシステムにするか」は、現場でお金を管理している人や入力を担当する人たちに決めてもらいました。

——現場の方に選定を任せたことで、導入時の反発などはありましたか？

逆井様：全くありませんでした。むしろ「逆に入れてよかった」という声が上がっています。

導入前に、チーム内で「今の仕事のこういうところがミスを生みやすいよね」と何度も話し合い、課題を洗い出した上でサクミルの導入を決めたため、現場への移行は非常にスムーズでした。

事務工数30%削減！担当者不在のピンチも「情報の一元管理」で乗り切る

——実際にサクミルを導入してみて、どのような効果を感じていますか？

逆井様：事務方の感覚として、約30%の時間は削減できたと感じています。とくに「契約画面」「請求画面」「原価明細の画面」が使いやすいですね。建設業では、一つの契約の中にイレギュラーな「追加工事」が発生することがよくあるのですが、サクミルなら同一案件の中でしっかりと管理できるため、請求漏れなどのミスを防ぐことができています。

また、以前は別のシステムで見積書や請求書を作成していましたが、サクミルで一元管理できるようになった恩恵を強く感じる出来事がありました。請求業務の担当者が急病でお休みしてしまった際、私が急遽代わりに対応することになったのですが、すべての情報がサクミル上にまとまっていたおかげで、無事に月末の請求発行を乗り切ることができたのです。Excel管理の時代なら、「その人がいないと回らない」という属人化の問題が起きていたはずです。

針ヶ谷様：決算時の作業も劇的に楽になりました。日々の数字がシステム上でカチッと固定されているため、税理士の先生にも手間をかけずに進められます。「伝票がない」「預金通帳と合わない」といった手戻りの作業がなくなり、以前なら通常の5倍ほどかかっていた労力が削減されたのは、本当に一番大きい効果ですね。

情報共有のルール化と、創出された時間の新たな活用法

——システムを入れたことで、社内の業務フローにも変化はありましたか？

逆井様：サクミルを入れるにあたり、「この項目は誰が入力して、どのタイミングでステータスを変えるのか」というルールをしっかりと決めました。Excel管理の時はそこがグレーで、項目に対する責任の所在が曖昧だったためにミスが起きていたんです。システム導入を機に、みんなでもう一度仕事を見直し、役割を明確化できたのは全体として非常に良かったと思います。リアルタイムで同じ情報を共有できるため、「データが古い」というタイムラグの問題も解消されました。

——削減できた30%の時間は、現在どのように活用されているのでしょうか？

逆井様：今までなかなか手をつけられなかった、会社の諸規程集の見直しやバージョンアップを行っています。また、経費の分析など経営判断に必要なデータのまとめを行う時間もできました。

さらに、会社のInstagramアカウントを立ち上げ、SNSでの発信にもトライしています。

現場の様子や施工のビフォーアフターに加えて、太陽光設備の点検の重要性や、O&M（洗浄・除草）の取り組みも発信しています。設備を長く安全に使っていただくための取り組みを発信することで、実際にお問い合わせをいただき、受注につながった事例も生まれました。

SNSを通じて必要な方に届き、お役に立てることがとても嬉しく、励みになっています。

こうした高付加価値の情報発信に時間を割けるようになったこと自体が、会社として大きな変化だと感じています。

一人当たりの生産性トップを目指し、DX化は避けて通れない道

——今後の展望や、現場でのさらなるサクミル活用についてお聞かせください。

針ヶ谷様：現場の職人たちは書くことが苦手な人が多いのですが、今後は「日報」などをスマホから当たり前に入力できるようにしていきたいです。また、工程を管理する「山積表」をサクミル上でどう作り、機能的に活用していくかが今後の課題ですね。

経営的な展望としては、いくら人が少なくなっても競争はなくなりません。ですから、業界の中で「一人当たりの生産性」を一番にすることを目指しています。そのためには、システムによるDX化は必須条件であり、これがないと絶対に達成できないと思っています。

——最後に、システム導入を迷っている他企業様へメッセージをお願いします。

針ヶ谷様：「システム」と聞くと、大手企業が組んでいるような高額なものをイメージしてハードルが高く感じるかもしれませんが、サクミルは決して高くありません。コスト的な魅力は相当にあります。

今や大手企業は全てシステム化されており、私たちより何倍も高い生産性を持っています。時代の流れを考えると、今すぐシステムを導入しないと取り残されてしまうという強い危機感を持つべきです。サクミルは頻繁にアップデートされ、追加費用なしで機能が進化していく点も素晴らしいと感じています。まずはこうしたツールを取り入れてみることが、生き残るための第一歩だと思います。

※書き手：株式会社プレックス河崎光佑