案件管理のしやすさが、とにかく抜群。社風にもマッチしたサクミルで、案件・進捗・お金の課題を一気に解消

東京都渋谷区に拠点を置くデザイン事務所として、店舗の設計・施工を手がける株式会社トリコデザイン様の導入事例です。

従来、同社では表計算ツールのGoogle スプレッドシートで案件を管理していました。しかしプロジェクトの進捗確認や記入漏れ、さらには請求漏れといった課題を解消できず、新システムの導入を決断されました。

サクミルの導入の決め手や効果について、設計・施工・マネージメントも手がける林様と鈴木様にお話を伺いました。

代表以外の全員が女性、20代がメイン層を担うデザイン事務所

——— はじめに、トリコデザイン様の事業内容や組織体制について教えてください。

弊社は店舗のデザインの提案から設計・施工まで行う設計施工会社です。顧客の9割はデンタルクリニックで、他にも店舗であればどのような案件も手がけています。小規模の案件や既存店舗のリフォームにも対応しており、おかげ様で多忙な状況です。

メンバーは、偶然ですが代表以外の全員が女性であり、しかもメイン層は20代が担っています。若い女性目線のデザインやコミュニケーションが評価され、コンペやご紹介で案件を獲得できるケースも多いです。

仕事の進め方では、メンバー全員が設計から施工まで全て一人で担当するのが大きな特徴です。若い世代の女性も現場に出て、父親くらいの世代の職人さんに指示を出しています。バックオフィスのメンバーは特に定めず、強いて言えば代表と私（林様）がバックオフィスを担っている状態です。

スプレッドシートでの案件管理が限界に

———バックオフィスのメンバーがいないと、案件管理は大変そうですね。

以前はGoogle スプレッドシートに手動で入力していたため、確かに大変でした。どうしても記入漏れが出ますし、そもそも案件の進捗もわかりにくかったと思います。

管理の最大の問題は、案件を把握し切れなくなることです。この問題が、以前の弊社では発生しがちでした。案件が現状で設計期間なのか工事期間なのかわからず、さらには工事や請求の完了さえ把握できないケースもありました。

弊社は小さい案件も手がけるため、管理はさらに大変です。また全てを一人で担当する体制だからこそ、他のメンバーが進捗で困っている際に気づきにくい面もあったと思います。

この課題の解消に向けて、チャットツールやガントチャートツールなど無料のツールを色々と試してはみました。ただ、決定的な解決には至りませんでした。

無料トライアル期間で試用し、案件管理の効果を実感

——— サクミルをお知りになった経緯を教えてください。

取引先企業さんに紹介していただきました。「お困りごとはございませんか」と聞かれたので「案件管理が大変で・・・」といった話をすると、サクミルを紹介していただきました。

導入した一番の理由は、無料トライアル期間で案件管理の効果を実感したためです。また、通常の利用料がリーズナブルなのも魅力的だったと思います。それで少し使ってみることにしました。

実際に使い始めると、サクミルは弊社の案件管理にとてもフィットしていると感じました。特に助かるのは、進捗管理だけでなく予算管理までまとめて行えるところです。

我々の仕事で何より重要なのは案件と進捗とお金ですが、サクミルはそれらをタブの切り替えで確認できるため、全体を見る立場としては非常に助かります。本格的な導入を決める際も、迷いはありませんでした。

導入で生まれた安心感。定例ミーティングでもサクミルをチェック

——— 導入にあたって苦労したことはありましたか？

既に様々なツールを試していたので、Web上での使用には抵抗がなかったです。導入のサポートも、とても良かったと思います。担当の方は印象が良かったですし、レスポンスも早かったので助かりました。

——— 導入後の効果についてどのように感じていますか？

会社が手がける案件全体を可視化できるようになったので、安心感があります。請求が漏れているメンバーがいても、サクミルでは「未請求」と明示されるため、他のメンバーが指摘できるようになりました。

「漏れている請求はないか」「進んでいない案件がないか」といった心配は、以前より少なくなったと思います。弊社では毎週1回メンバー全員で定例ミーティングを行うのですが、その際もサクミルをチェックしながら進めています。

案件一覧画面でステータスごとに管理可能！（画像はサンプルでありトリコデザイン様のものではありません）

若い女性を支援し、仲間をどんどん増やしたい

——— 今後のトリコデザイン様の展望をお聞かせください。

弊社と関わっていただいた皆様、お客様はもちろん業者さんも含めて、皆様に喜んで頂ける会社になりたいと思っています。

あと、若い女性を支援したい思いも強いです。弊社は若い人も本当に一人で全てを担当するため、他社では考えられないくらい多くの仕事を経験できます。最初は大変かも知れませんが、慣れると非常に力をつけられる会社です。精神的にも経済的にも独立できる仲間を、今後もどんどん増やしたいと思っています。

——— 今後サクミルをどのように活用していきたいですか？

メンバー全員がサクミルの確認を習慣化できればと考えています。現在は定例ミーティングで確認していますが、今後はそれぞれが自発的に確認する習慣を身につけることで、他の誰かから指摘されなくても請求漏れなどを防止できる状態を目指したいです。

——— サクミルに対するご要望をお聞かせください。

メンバー全員分のスケジュールを何ヶ月か横断する形で表示できると、とても助かります。

弊社が手がける案件は、期間が長期にわたることが珍しくありません。大半は6ヶ月単位であり、1年というスケジュールで動かす案件もあります。ですのでスケジュールの最長期間が1ヶ月だと、弊社としてはやや短いわけです。もう少しロングスパンで、各自のスケジュールをまとめて明示できればと思います。

案件管理のしやすさが抜群。管理者には特に勧めたい

——— 最後に、サクミルのお勧めできる点や、お勧めできるタイプの企業についてお聞かせください。

お勧めできるタイプの企業は、弊社に近い形で仕事を進める会社さんでしょうか。

弊社のメンバーは概ね、一人で全てを担当する案件を何件か並行して抱えています。そうすると、どうしても規模の大きい案件や突発的な案件に目が行ってしまい、長期の案件や小規模の案件を見落としがちです。こうした見落としの防止に、サクミルはとても役立ってくれています。

とにかくサクミルは、案件管理のしやすさが抜群です。おかげで弊社は、今まで十分にフォローできなかった課題にも対応できるようになりました。管理者の方には、非常にお勧めです。

※聞き手：株式会社プレックス 實川 節朗・河崎光佑

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