スケジュール確認の電話連絡が不要に。誰でも使える操作性がサクミルの魅力 

西東京市を拠点に自社物件として保有するマンション・アパートの管理や、改装工事までを手掛ける岩崎建設様の導入事例についてご紹介します。サクミルの導入にあたり、企業が抱えていた課題や導入の決め手などを工事課責任者の島村様に伺いました。

マンション・アパートなどのオーナーだけではなく物件管理や改装工事に着手している

———御社の事業内容について教えてください。

当社は、自社所有のアパート・マンション物件の管理や、空室の改装工事を手掛けている会社です。

現在25棟700世帯超の物件を管理しており、年間で200件前後くらい入居者の入れ替えがあります。その入れ替えにあたって大小なりの工事全般を自社で行っている状況です。

———改装工事や清掃はどのように行っていますか？

当社の入居者層は若い単身者が多く、部屋の見た目の良さで選ばれています。そのため、空室のたびに部屋を改装工事する取り組みが欠かせません。また、部屋の入れ替えでは改装工事前と後の2回清掃に入っています。特に、2回目の仕上げとなるクリーニングは最終点検も兼ねているので重要視しています。

———御社の組織構成や規模などをお教えてください。

組織構成は、大きく3つの部署に分けられます。

• 営業課
• 工事課
• 清掃課

工事課は、転出から入居までの空室の管理や、入居中の補修工事の手配などを担当します。営業課は、入居者の管理や新規入居者の対応などです。清掃課は、自社物件の定期的な巡回清掃を担当しています。

現在、会社全体の人数は20人弱です。そのうちの7〜8名が工事課に所属し、管理や指示、点検などを担当しています。工事課では、常用で契約している職人を3名抱えています。

過去の産物となった既存システムからの脱却

———サクミル導入前はどのような管理方法でしたか？

工事管理は、20年以上続けている自社開発のシステムを使っていました。自社開発のシステムは、Accessベースの管理システムを使い続けてきました。

既存システムも過去の産物となり、不要な機能もあるためシステムの見直しを考えるようになりました。

当社は、以前に比べて従業員の人数が減少している状況です。工程管理の作成では、技術力の高い担当者がいないため、一部担当者の負担は増す一方でした。その課題解決に向けて技術力の高い人材確保ではなく、ツールの導入を検討したわけです。

———その頃、サクミルを検討し始めたのでしょうか。

サクミルと出会った経緯は、ビッグサイトで開催された展示会です。展示会は、ツール提供の会社や工事業者などとの出会いの場にもなります。

当社は、関係者からの情報収集を目的に、毎年似たような展示会に参加していました。サクミルも展示会で知ったツールです。

———サクミルの導入前に、他のツールも検討したと伺いましたが、具体的にはどのようなツールを使いましたか。

3〜4社ほどのツールをトライアルで試しました。

———トライアルしてみてどこか違いを感じましたか。

操作性でしょうか。複数の製品をトライアルしました。サクミルを使って他の製品との違いを知りました。

既存の工事管理では、工程表とかをExcelで管理していました。Excelで作成した職人をベースにしたスケジュールと案件ごとのスケジュール管理がサクミルに備わる機能と似ていたため、使いやすかったです。機能の使いやすさは他のツールとは違います。

また、特定の担当者を入力すると、すべての関連データが見られる機能も求めていた機能です。既存のスケジュール管理から移行しやすいと判断して導入を決めました。

導入の決め手は価格の安さと使い勝手の良さ

———サクミルに他社製品のスケジュール管理機能とは違う特徴があったのでしょうか。

サクミルは、色分けできるアイコンでステータスを判断できる点が特徴です。「アイコンを複数の色で表示したい」と考えていたので満足しています。

予定作成機能（職人と案件、両方のスケジュールに反映される）

導入を決めた決め手は、価格の安さやシンプルでわかりやすい操作性ですね。あとは、ユーザーの意見を反映して積極的にツールを改善している点や、アップグレードで機能が追加される期待感でしょうか。

———まさに当社がこだわっている点に満足していただき光栄です。では、導入において悩んだポイントなどはありますか？

既存システムからの脱却ですね。新しいツールの導入には、全員が前向きではない状況でした。実際にツールを使う担当者は「また新しいツールの使い方を覚えなければならない」と否定的な人もいました。慣れ親しんだシステムが一番楽だという考え方ですね。

このように導入前に担当者からの抵抗で悩んだこともありましたし、導入後も既存システムからの切り替えで苦労しました。

現場で正しい情報の共有ができることが業務効率を改善

———サクミルを活用して便利に感じている機能はありますか。

担当者名を入力するだけであらゆる角度からのデータが見られる点ですね。現場など出先でも確認できるため重宝しています。

———サクミルの導入にあたって、サポート面の評価はいかがですか。

サポート面では、細かいところまでサポートしてもらった点は評価できます。特に、決裁者への説明に同席いただき助かりました。現場としては早期の導入を考えていました。

導入効果の説明が分かりやすかったため、経営陣も今後のビジョンを描けたのではないでしょうか。サポート担当者の説明のおかげで導入できました。

———現時点でサクミル導入によるメリットとなった点を教えてもらえますか。

サクミルの導入は、複数の管理シートを起動する必要がなく、ひとつの入力であらゆるスケジュールが見られる点が業務効率化につながっています。

また、リモートで担当者全員のスケジュールが見られるため、出先でもスケジュール調整ができるようになりました。現場の職人もログインできるため、自分の予定確認にも役立っています。スケジュール確認の電話連絡が不要になりました。

スマホ版スケジュール機能（画像はサンプルであり、岩崎建設様のものではありません）

あと、案件に改装工事の図面をPDF形式で添付できる点もメリットに感じています。現場にいながら変更した内容をすぐに確認できる点が便利ですね。

設計や施工管理の担当者は、現場で職人と打ち合わせ中に図面変更する状況が結構あります。タブレット上で変更した図面をアップロードできる機能は役立っています。

サクミルを現場に持ち込めるため、打ち合わせで「言った言わない」などの食い違いが発生しなくなりました。遠隔でも情報共有ができる点が大きなメリットです。

サクミルは、現場の打ち合わせに役立っています。現場にいながら最新の情報を共有できるため、全員が活用すれば時間効率をより改善できますね。

事業拡大に向けてツールを活用した情報共有で効率化

———会社として今後どのような展望を考えていますか。

現在保有する自社物件は、100年以上持たせて管理していきたいと考えています。そのためには、メンテナンスが欠かせません。また、新築物件の運用も計画中です。今後は、管理戸数が増加するでしょう。つまり、ビジネス規模の拡大が考えられます。

現在は、ビジネス規模が拡大しても人を確保することが難しい時代です。少ない人数で効率的な業務ができるツールの活用を目指しています。

———最後に、工事管理ツール検討中の方にサクミルのおすすめポイントがありましたら、教えてください。

サクミルのおすすめポイントは、価格が安いことと使い勝手の良さですね。誰でも使える操作性は大いにおすすめできます。今後のアップグレードで使える機能が増えることにも期待しています。

※聞き手：株式会社プレックス 實川 節朗