FileMakerからサクミルへ移行。情報の一元管理とコストダウンを同時に実現  

給排水ポンプ工事を主な事業として、各種マンションやビル、ホテルや施設などの設備工事を手がける東立工業株式会社様の導入事例です。

従来、同社では工程表や案件管理のためにFileMaker（ファイルメーカー）を基盤としたシステムを構築していました。FileMakerからサクミルへの移行を決断された背景や、導入の決め手とその効果について、代表取締役の泉美 和彦様にお話を伺いました。

給排水ポンプの改修工事をメインに展開

——— はじめに、東立工業様の事業内容や組織体制について教えてください。

東立工業は給排水ポンプの交換工事をメインに、各種マンションやビル、ホテルや施設などの設備工事を手がけています。新規施工ではなく改修工事を専門としている点が特徴です。

顧客はポンプメーカーやビル管理会社などで、ほとんどの案件は既存顧客からのリピートです。案件数は年間で数百件にのぼります。規模としては1日～3日以内で作業が完了する工事が大半で、足の長い案件でも1ヵ月程度です。

会社の従業員数は10名で、その内訳は現場で手を動かす職人が7名、CAD技術者が2名、事務が1名の体制です。自社の職人で人手が足りない場合は、協力業者さんに都度依頼をして対応しています。

情報の一元管理と高額な月額コストが課題

———どのような点が課題だったのでしょうか？

サクミルを導入する以前は、外部の開発会社に委託してFileMakerを基盤としたシステムを構築していました。さらに遡ると、受注した案件はExcelの台帳で管理していました。一方、工程表の作成は手書きで対応するなど、形式はバラバラでした。

FileMakerでシステムを構築した目的は、案件管理と工程表のデータ化とともに、案件に見積書や請求書を紐づけた管理を実現することでした。

しかしながら、開発会社と要件を整理しながら進めたものの、時間が足りなかったこともあり、見積書と請求書の紐づけ管理は実現できませんでした。結果、出来上がったシステムの管理対象は案件と工程表だけに留まりました。

———FileMakerのシステムにはかなりの費用を投じたと伺っています。

開発費として200万円弱の費用がかかりました。また、月額のメンテナンス料とレンタルサーバー代も発生していたのですが、昨年2023年に開発会社から値上げの要請があり、トータルで月々6万円まで費用がかさんでいました。

弊社のような施工会社にとって、工程表や案件管理の仕組みは心臓部です。FileMakerで構築したシステムでの運用は後戻りができない状況に陥っており、頭を悩ませていたのです。

安価な月額費用が決め手となりサクミル導入に踏み切る

——— サクミルを検討いただくことになった経緯を教えてください。

サクミルを知ったのはほんの偶然でしたが、サクミルの提案内容を聞いてみると、初期費用がいっさい発生せず、月額費用も安価ですので興味が湧きました。

サクミルの他にも有名なクラウド型の施工管理サービスがあり、他社でも導入していると聞いていたので、並行して調べました。そのサービスは相応に高額なため、既存システムとの比較も慎重に行う必要があり、導入には時間がかかりそうだと感じました。

そうこうしている間も、FileMakerでつくった既存システムは、当初実現したかった機能が果たせないまま月額費用が発生し続けていました。そう考えると、今後も使い続ける意味を見出せず、サクミルの導入を検討し始めました。

——— 導入に至るまでの具体的なプロセスを教えてください。

1～2ヵ月間、既存システムとサクミルを並行運用しました。その間は二重入力でしたので、事務的な負担は発生したものの、サクミルの機能を確認でき、十分に運用が可能だと判断しました。

FileMakerで管理していた過去データはすべてExcelにエクスポートしました。過去の案件に関する問い合わせがあったときに情報を探せるようにしておかなければなりませんので。

開発会社には適切なタイミングでメンテナンス料とサーバー費用の解約を申し入れました。今では完全にサクミルに運用を移行できています。

迅速な対応でスムーズな導入をサポート

——— 導入の段階でのサポートについてはいかがでしたでしょうか？

サポート担当の方にメールで修正の要望を出すと、その日中に「修正対応しました」と報告をいただくことが大半で、対応の早さに驚きました。

また、導入に際して様々な機能追加の要望を聞いていただきました。あくまで感覚値ですが、要望の5割以上は叶えていただいたように思います。なぜならサクミルはクラウドサービスですので、私が出した要望は他のユーザーからもすでに出ており、開発が決定していることも多かったからです。

サクミルは定期的に新機能がリリースされますので、今でも日々、その進化を実感できています。ユーザーとして、今後の開発も楽しみにしています。

使いやすい機能で情報の一元管理と効率化を実現

——— 導入後の効果についてどのように感じていますか？

案件に対してすべての情報を紐づける運用ができています。例えば、見積書や請求書、お客様からいただいた図面などの資料のほか、現場で撮影した写真を取り込んで保存できる点が便利だと感じています。

とくに写真の管理は、以前はExcelに取り込んで整理していましたが、別の写真を誤って取り込んでしまい、修正作業に時間がかかるなどの手戻りが発生していました。その点、サクミルはワンクリックでアップロードができますし、一度アップした写真の重複を防ぐ仕組みがあります。

写真台帳作成機能（画像はサンプルであり、東立工業様のものではありません）

また、以前のシステムでは見積書のデータ化ができていませんでした。そのため、見積書は紙で工事現場へ持参し、確認したいときに紙で見るというアナログな対応でした。紙やExcel、別々のソフトで管理していた情報を一元管理できたことは大きな成果だと感じています。

サクミルは安価な費用にもかかわらず、使いやすい機能が充実しており、優れたサービスだと感心しています。

引き合い案件にもれなく対応できる体制の構築を目指す

——— 今後の東立工業様の展望をお聞かせください。

従業員を増やしていきたいです。今は既存のお客様からの案件で手いっぱいです。新規にお声がけいただいても対応ができていません。せっかくの引き合いですので、安心してお任せいただける体制を整えたいと考えています。

また、売上データの月別管理や担当者別・顧客別など、さまざまな切り口での分析にも取り組んでいますが、この点がより使いやすくなると良いですね。

今後、サクミルを事業の基盤として活用したいと考えていますので、そのためにも、さらなる機能の充実を期待しています。

※聞き手：株式会社プレックス 實川 節朗