請求書テンプレート無料ダウンロード｜Excel・Word・PDFの選び方【インボイス対応】

「請求書のテンプレートを今すぐ使いたい」「インボイス制度に対応した書式か不安」という方向けに、この記事では無料でダウンロードできる請求書テンプレートと、形式（Excel・Word・PDF）の選び方、テンプレートを使うときに見落としやすい注意点をまとめて解説します。

【この記事の結論（30秒で把握）】

• 今すぐ使いたい方：単価と数量を入れるだけで消費税・合計金額を自動計算するExcel請求書テンプレート（無料）をダウンロードできます。インボイス制度（適格請求書）の必須項目に対応しています。
• 形式の選び方：金額計算がある請求書はExcelが基本。Wordはレイアウト重視の少数明細向け、PDFは「編集させず送る」最終出力用です。
• 法律上の決まり：請求書に統一様式はありません。必要事項（発行者・取引年月日・内容・金額・宛名）が入っていれば書式は自由です。
• インボイス対応：適格請求書として認められるには、登録番号と税率ごとの区分記載・消費税額が必要です。
• 注意点：消費税の端数処理は「税率ごとに1回」、電子で受け取った請求書は電子のまま保存（電子帳簿保存法）、保存期間は法人原則7年です。

【無料】請求書テンプレートのダウンロード

まずはすぐに使えるテンプレートです。無料で、ダウンロード後すぐに自社名を入れて発行できます。

Excel請求書テンプレート（自動計算・インボイス対応）

• 単価と数量を入力すると、金額・消費税・合計金額が自動で計算されます。
• 適格請求書発行事業者の登録番号・税率区分ごとの合計など、インボイス制度の必須項目を網羅しています。
• A4サイズで、印刷・PDF出力のどちらでもそのまま使えます。

▶ Excel請求書テンプレートを無料ダウンロードする

あわせて使うことの多いExcel見積書テンプレートも同様に無料で配布しています。見積書から請求書へ転記する運用の方は、2つセットで書式を揃えておくと転記ミスを減らせます。

Excel・Word・PDF、どの形式を選ぶべきか

請求書テンプレートは配布サイトによってExcel・Word・PDFなど形式がさまざまです。迷ったら次の基準で選んでください。

実務では「Excelで作成 → PDFに変換して送付」が最も一般的です。計算の正確さと改ざん防止を両立できます。

請求書テンプレートに必要な記載項目

請求書には法律で定められた統一フォーマットはありません。ただし、消費税法上の請求書等（区分記載請求書・適格請求書）として認められ、取引先の経理処理をスムーズにするには、次の項目が揃っている必要があります。テンプレートを選ぶときのチェックリストとして使ってください。

• 発行者の氏名または名称（および連絡先）
• 取引年月日
• 取引内容（品目・数量・単価）
• 税抜金額・消費税額・税込金額
• 交付を受ける事業者（宛名）
• 請求書番号・発行日
• 支払期日・振込先口座
• 振込手数料の負担条件などの特記事項

参考：国税庁 インボイス制度の概要

インボイス制度（適格請求書）対応テンプレートの条件

2023年10月に始まったインボイス制度では、取引先（買い手）が仕入税額控除を受けるために、適格請求書（インボイス）の保存が必要です。テンプレートが適格請求書に対応しているかは、次の記載欄があるかで判断できます。

1. 適格請求書発行事業者の登録番号（T＋13桁）
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率対象の場合はその旨）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額
6. 交付を受ける事業者の氏名または名称

登録番号の記載にはインボイス発行事業者としての登録が必要です。免税事業者が登録を受ける場合は、課税事業者となり、原則として消費税の申告・納税義務が生じます。フリーランス・個人事業主の方は、取引先との関係も踏まえて登録の要否を判断してください。

参考：国税庁 インボイス制度について

請求書テンプレートを使うときの注意点

テンプレートは便利ですが、「ダウンロードしてそのまま使う」だけでは税務・法務上の落とし穴があります。特に次の4点は発行前に確認してください。

消費税の端数処理は「税率ごとに1回」

適格請求書では、消費税額の端数処理は1つの請求書につき税率ごとに1回と定められています。明細行ごとに消費税を計算して端数処理するテンプレートは、インボイスの要件を満たさない場合があるため注意が必要です。切上げ・切捨て・四捨五入のいずれを採用するかは事業者の任意ですが、社内で統一しておきましょう。

源泉徴収が必要な取引は税額欄を設ける

個人事業主が原稿料・デザイン料・士業報酬などを請求する場合、支払側に源泉徴収義務があります。該当する取引では、請求書に源泉徴収税額（報酬額の10.21%等）の欄を設けておくと、取引先の支払処理がスムーズです。

参考：国税庁 タックスアンサー No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは

電子で受け取った請求書は「電子のまま」保存する

電子帳簿保存法により、2024年1月から、メール添付のPDFやクラウドサービスなど電子取引で受け取った請求書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。紙に印刷して保管するだけでは要件を満たしません。また、自社で作成した請求書をPDFでメール送付した場合も、送信した請求書データや送信履歴などの電子取引データは、電子帳簿保存法の保存要件に従って保存しましょう。

参考：国税庁 電子帳簿保存法特設サイト

保存期間は法人原則7年

発行控えや受領した請求書は、法人の場合原則7年間保存する必要があります。青色申告で欠損金の繰越控除などの適用を受ける事業年度は、10年間の保存が必要です。個人事業主も保存義務があり、青色申告は原則7年、白色申告は5年が目安となります。Excelテンプレートで請求書を管理する場合は、「発行日_取引先名_請求書番号」のようにファイル名のルールを統一しておくと、後から検索・管理しやすくなります。

参考：国税庁 タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間

業種によっては専用テンプレート・書き方の確認を

請求書の基本項目はどの業種でも共通ですが、明細の立て方には業種ごとの慣行があります。また、下請法の適用対象となる下請取引では、親事業者は下請代金の支払期日を受領日から60日以内のできる限り短い期間で定める必要があります。請求書を作成する際は、契約で定めた支払条件もあわせて確認しましょう。

建設業・工事業の方

建設業の請求書は、人工費（人数×日数）・材料費・重機費・諸経費といった建設業特有の明細区分が記載されることが一般的です。工事請求書の項目別の書き方・記載例は建設/建築業・工事の請求書の書き方【テンプレート付き】で詳しく解説しています。

毎月の請求書が増えてきたら：テンプレート運用の限界

テンプレートは低コストで始められる一方、発行件数が増えると次の壁に当たります。

• 見積書からの転記ミス・二重入力が発生する
• どの案件が「請求済み・入金済み」か、Excelファイルの山から追えなくなる
• 担当者ごとにファイルが分散し、属人化する
• 電子帳簿保存法対応を手作業で維持するのが難しい

月の発行件数が10件を超えたあたりから、請求書作成ソフト・クラウドサービスへの移行を検討する価値があります。どんな製品があるか比較したい方は建設業におすすめの請求書ソフトをご覧ください。

見積書から請求書まで一元管理するなら「サクミル」

テンプレート運用から一歩進めて、見積・請求・入金管理までまとめて効率化したい場合は、クラウド型業務管理アプリ「サクミル」という選択肢があります。

• 見積書から請求書へワンクリック変換：転記や再入力が不要になり、計算ミス・請求漏れを防げます。
• 案件ごとの請求・入金ステータス管理：「未請求」「未入金」が一覧で見えるため、Excelファイルを開いて回る必要がありません。
• 月額9,800円（税別）で30アカウントまで：初期費用・サポート費用は無料で、2ヶ月間の無料トライアルから始められます。

請求管理機能の詳細はサクミルの請求管理をご覧ください。まずはテンプレートで運用を始めて、件数が増えたタイミングでの移行でも遅くありません。

請求書テンプレートに関するよくある質問（FAQ）

Q1. 請求書テンプレートは無料で使えますか？

A. はい、本記事で配布しているExcel請求書テンプレートは無料でダウンロードできます。商用利用も可能で、自社のロゴや振込先を設定してそのまま発行できます。

Q2. 請求書に法律で決まった書式はありますか？

A. ありません。統一様式の定めはなく、発行者名・取引年月日・取引内容・金額・宛名などの必要事項が記載されていれば、書式は自由です。ただしインボイス制度に対応するには、登録番号など所定の項目が必要です（前述の6項目）。

Q3. ExcelとWordのどちらでテンプレートを選ぶべきですか？

A. 金額計算があるためExcelが基本です。単価×数量・消費税・合計の自動計算で計算ミスを防げます。送付時はPDFに変換すると改ざん防止になります。

Q4. 適格請求書（インボイス）でない請求書を発行するとどうなりますか？

A. 請求書自体は有効ですが、取引先（買い手）が仕入税額控除を適用できず、税負担が増える可能性があります。課税事業者との取引が中心の場合は、インボイス発行事業者への登録とテンプレートの対応を検討してください。

Q5. 作成した請求書はいつまで保存すればよいですか？

A. 法人は原則7年間（欠損金の繰越控除を受ける場合は10年間）、個人事業主は5〜7年間の保存が必要です。電子で送受信した請求書は電子帳簿保存法の要件に沿って電子データのまま保存します。